「全ての基本は５Sから」どこでも耳にする５S。改めて確認します。
整理
必要なものと不要なものを分けて不要なものは捨てること。
「捨てる」これは簡単です。売るなりゴミ回収に出すなり、とにかく自分の周りから排除すればいいです。問題は「分ける」です。いつか使うかもしれないしとか、高価だから捨てるのは勿体無いとか、なかなか仕分けるのが難しいです。大事なのは何が必要で何が不要なのか一定の基準を設けて作業することです。
例えば、いつか使うかもしれない物であれば、「６ヶ月」という基準を設け、６ヶ月以内に使う物であれば必要、６ヶ月以上使わないのであれば不要というように明確な期間を設けることで仕分けられます。高価な物であれば「金額」で基準を設ければ同じですね。
とにかく、仕分けのルールを明確にしてそこから外れているものは全て処分することが大切です。
もちろん、１年に１回確実に使うものなのに６ヶ月ルールで捨てなければいけないなんてことは無いです。新たに特例ルールを作ればいいだけなので。
例えば、使うタイミングが明記してある、「所定の位置」に保管してある。という２つの条件が揃っている場合は必要なものに分類するというルールを作ればいいのです。
「所定の位置」に保管してある。というのは次に説明する「整頓」に関係してきます。
整頓
必要なものを誰でもすぐに必要な数だけ取り出せるようにすること。
整頓をするには必要なものを明確にしておく必要があるので、まず整理することが必要です。さらに、整理の時に出た「所定の位置」に保管というのが整頓ということになります。整頓するために整理する必要があり、整理するために整頓する必要がある。５Sというのは全てが繋がっているからこそ実施できることです。
誰でもすぐに取り出せるようにするには、誰が見ても何がどこにあるのかが一目でわかるようになっている必要があります。例えば、ハサミを探しているとします。引き出しの中に入っていると聞いたので引き出しを開けたとします。引き出しの中がぐちゃぐちゃだと引き出しの中をさらに探す必要があります。もしかすると違う段に入っているかもしれません。こうなってしまうとすぐに取り出すことはできません。この場合は引き出しの中で何をどこに置くのかをルール化します。また、視覚的に何がどこに入っているのか一目で分かるように工夫することで対応できます。「所定の位置」で管理することを「定位置管理」と言います。
また、視覚的に定位置管理が出来ていると片付けの作業においても有効的に働きます。せっかく物の置き場所をルール化してもそのルールを知らない人はどこに片付けていいのかわかりません。わからなければ使われた物が定位置に帰ってくることはありません。
使いたいものが１個だけとは限りません。３個使いたいのに棚には２個しかないという状況であれば整頓されているとは言えません。定位置には常に必要数（定量）の物がある必要があります。そのためには残り何個になったら発注する。というようなルール化し、明記しておく必要があります。
整頓とは「定位置管理」「定量管理」の２つが揃ってはじめて完成します。
清掃
綺麗な状態にし点検すること
綺麗な状態にするとは掃除をするということです。その際、掃除道具が入らない、届かない、汚れが見えないというようなことがあると掃除をするのも大変ですね。そこで、整頓で定位置を決める際に掃除しやすさを考慮して考えます。
清潔
「整理」「整頓」「清潔」（３S）が実施されている状態を維持すること
今までの「整理」「整頓」「清掃」が出来ているのか確認し、不具合があれば対処するということになります。整理で不要なものがなくなり、整頓によって使いやすくなり、定位置が決まります。そうした仕組みが出来上がった後の清潔は「点検・保守」という性質を持ちます。
躾
習慣化し改善していくこと
ここまでで決めたルールを全員で共有し習慣化していきます。また、こうした方が良いのでは？ということがあれば全員で改善しより良くしていきます。
５Sの効果
５Sはただの片付けのやり方という位置付けではありません。５Sを通して様々な良い効果があるのでここまで色々なところで「５Sしましょう」と言われています。
危険の排除
整頓が行き届いていないと危険な物がそこら中に転がっている状況でもそれが普通と感じてしまいます。清掃が行き届いていないと足元が滑りやすくなっていてもそれが普通と感じてしまいます。掃除し辛い所ばかりだと無理な姿勢で掃除をするのが普通と感じてしまいます。５Sがされていないと異常な状態に気づくことが出来ません。５Sは危険状態を検出するセンサーの役目も担っています。
ムダの排除
探すムダ、運搬のムダ、在庫のムダ、聞くムダ、移動のムダなど様々なムダが存在します。想像できると思いますが、５Sが出来ていないとこれら様々なムダが膨れ上がっていきます。
その他、気持ちの面であったり品質面や生産性にも５Sは直結します。「全ての基本は５Sから」とはここからきているんですね。
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